Tòa nhà cho thuê văn phòng mới, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Khi thành lập công ty, việc bố trí vào tòa nhà cho thuê văn phòng rất quan trọng. Bài viết dưới đây, King Office sẽ chia sẻ kinh nghiệm nhằm giúp những người chưa có kinh nghiệm trong việc thuê hay chuyển văn phòng có được cái nhìn tổng quan hơn về các công việc cần làm trong quá trình chuyển văn phòng.

1. Các bước trong giai đoạn chuẩn bị
1. Xác lập các yêu cầu đối với các tòa cho thuê văn phòng:
Để xác lập các yêu cầu này bạn cần dựa trên những mục đích sử dụng, ngân sách và cả kế hoạch kinh doanh trong hiện tại và tương lai của công ty mình. Thông thường, yêu cầu thuê sẽ gồm các tiêu chí dưới đây:

– Vị trí, diện tích, ngân sách, giá và thời gian thuê.

– Hệ thống giao thông, bãi đỗ xe, mức độ hoàn thiện của tòa nhà cùng các hệ thống thông tin liên lạc, thang máy, chất lượng dịch vụ hay hệ thống điều hòa, PCCC,…

– Các vấn đề liên quan đến việc khởi công thiết kế nội thất văn phòng, thời gian bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới,…

– Các yếu tố khác như phong thủy, tiện ích khu vực xung quanh, uy tín của chủ đầu tư,…

2. Lên danh sách chi tiết và dự kiến chi phi cho các công việc cần thực hiện:
– Các vấn đề liên quan đến hồ sơ xin giấy phép kinh doanh

– Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, hồ sơ liên quan

– Thiết kế và trang trí nội thất văn phòng

– Sắp xếp, bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị, công vụ trong văn phòng

– Di chuyển điện thoại, internet,…

3. Lập các nhóm công tác, và đừng quên phân công nhiệm vụ chi tiết, rõ ràng đến từng bộ phận (việc này rất cần thiết với các công ty lớn có nhiều nhân viên, diện tích thuê rộng).
4. Tìm hiểu và lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để được nhận tư vấn, trợ giúp (dịch vụ này miễn phí cho người đi thuê)
5. Tìm kiếm và lập danh sách những nhà thầu thiết kế, thi công văn phòng chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn khai toán chi phí làm nội thất cũng như tư vấn thiết kế không gian sao cho phù hợp nhất với những nhu cầu của bạn.
2. Các bước trong giai đoạn thực hiện

1. Lên danh sách những tòa nhà cho thuê văn phòng phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp bạn.
2. Khảo sát và thảo luận trực tiếp với chủ tòa nhà nhằm lấy thông tin để phân tích, so sánh và lựa chọn tòa nhà tối ưu nhất để thương lượng.
3. Đàm phán kỹ lưỡng trước khi ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng thuê văn phòng.
4. Đàm phán và ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng thuê văn phòng.
5. Lên ý tưởng thiết kế bố trí không gian làm việc trước khi ký thư mời thuê hoặc hợp đồng thuê văn phòng để đánh giá lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
6. Làm các công việc liên quan đến thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại.
7. Đàm phán và ký kết các hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất
8. Cử người trực tiếp giám sát quá trình thi công nội thất.
9. Sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website, v.v…
10. Mua sắm, bổ sung hay thay thế đồ nội thất, trang thiết bị, công cụ trong văn phòng, v.v…
11. Thông báo cho đối tác, khách hàng về kế hoạch di chuyển và địa chỉ mới.
12. Di chuyển điện thoại, fax, internet.
13. Sửa đổi giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu cần).
14. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, nhân viên.
15. Di chuyển sang văn phòng mới.
16. Hoàn trả mặt bằng và thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ.

Để biết thêm thông tin về các tòa nhà cho thuê, vui liên hệ trực tiếp với King Office theo Hotline 0902.3222.58 .

KING OFFICE sẽ đến tận văn phòng tư vấn và có xe đưa đón quý khách hàng đi xem văn phòng.
Để xem về các văn phòng cho thuê, click: https://kingoffice.vn/danh-muc/van-phong-cho-thue/

Quý khách hàng sẽ được miễn phí hoàn toàn dịch vụ khi liên hệ với chúng tôi.